Hoy vamos hablar de cómo gestiono mi vuelta al trabajo, que en ocasiones se nos hace cuesta arriba. Te voy a contar cómo los he dividido en 4 bloques, que he me han ayudado a afrontar, o mejor dicho, a sobrevivir este temido día.
*Solo hacer hincapié que este procedimiento es algo muy personal,por lo que no quiere decir que se la mejor opción, bajo mi punto de vista, esto es algo muy personal y cada uno sabe cómo gestionarse mejor. Solo comparto estos tips, por si les puede servir de inspiración o darles algunas ideas. Si tienen otros metodos, por favor, compartan también, toda información será bienvenida.☺️
Pues vamos manos a la obra.
Primer Bloque: E-mails
Lo primero que te voy hablar es la gestión del email, que al menos para mi, es la parte que más agobio o ansiedad nos puede dar en la vuelta al trabajo, por eso es lo primero que hago.
A primera hora lo que hago es bloquear una hora y media en mi calendario para hacer «un primer barrido», bueno así lo llamo yo 🤣. Que consiste en hacer un primer chequeo, y estos son los pasos:
- Leer los email de los jefes y gente importante (proveedores, fabricante…)
- Pasar a la carpeta «Gestión más adelante», así lo he llamado yo, todos aquellos email que me han puesto en copia o no son importantes. En este punto te voy a ser muy sincera, al principio no es nada fácil, ya que es complicado identificar qué email es importante o urgente, o que email puede esperar. Esto lleva un poco de práctica, pero te aseguro que con el tiempo, solo leyendo los Asuntos, sabes qué correos pueden ir a esta carpeta 🙂
- Eliminar los emails de publicidad, spam, promociones.,….
- Poner en «Leído» todos los email informativos, newsletters, review, informes mensuales… ya que en este momento no son nada prioritarios y puede crear ruido visual. En caso que lo necesite para una consulta, pues ya sé que los tengo ahí.
Estos son los primeros pasos, que me llevan entre 30-45 minutos, también depende de lo inspirada que esté ese día jajaja
Luego, en el tiempo restante, lo que hago es:
- Contestar los emails de los jefes, ya sean importantes o no. Pues son nuestros jefes, y quieren que estemos pendientes de sus asuntos, y los tenemos contentos.
- Luego, contestar los emails importantes o que tengan prioridad, es decir que tienen un timming impuesto.
- Responder los emails sencillos, que no lleven más de 1-2 minutos para contestar. Emails tipo: confirma tu asistencia, necesito tu ok para la factura,…
- El resto de emails, los planifico para el resto de la semana. En la agenda siempre pongo el asunto y el tema, así no me olvido. A veces pongo remember, que tiene gmail, pero tengo que ser sincera, prefiero apuntarlo en mi planner o calendario, y así se el volumen de trabajo que tengo ese día.
Bueno, ya ha pasado la primera hora y media de trabajo, y les puedo asegurar que tengo un poco de paz mental, que al menos he gestionado los asuntos más urgentes.
Segundo Bloque: ¿Qué toca ahora? Pues me dedico a planificar la semana:
- Calendarizando los email para el resto de la semana.
- Incluir en mi planner las tareas que tenía pendiente antes de irme de vacaciones, esto siempre lo dejo el último día, para no olvidarme a la vuelta.
- Apuntar todos los proyectos o tareas nuevas que han surgido en mi ausencia, dando la prioridad según urgencia o importancia.
Tercer Bloque: Llamadas
Ahora es el momento de las llamadas. Normalmente, pongo en silencia el móvil la hora y 30 que estoy gestionando el email, para no tener ninguna interrupción.
- Ese primer día, solo contesto las llamadas del equipo o de «esas personas VIP» que tengo en mi empresa. Luego, incluyo en mi planificación el resto de llamadas, distribuyendolas 2-3 al día.
- Es el momento de ponerme con la mensajería interna, aquí me refiero a Hangout (si trabajas con Gmail) o Messenger, WhatsApp,.. los suelo abrir cuando haya leído los emails, ya que la mayoría suelen estar relacionado con algún correo que me han enviado.
Último Bloque: Reunión con el equipo
El último paso de ese primer día, es convocar una reunión con equipo para hablar sobre novedades, asuntos a destacar, problemas que ha habido en mi ausencia. Esta reunión la suelo poner después de comer o a última hora, una vez que me haya puesto al día con el email. Ya que me ha ocurrido en otras ocasiones, de poner la reunión a primera hora y estar más perdida que Wally. Si lo hago de esta manera, ya suelo estar al tanto de lo que me van a contar, o al menos, estar en contexto.
No me quiero extender mucho más, para que no se aburran, solo les dejo un tip extra:
Crear una atmósfera agradable:
- Si estás teletrabajando, pon música, compra un ramo de flores, hazte un buen desayuno y elige un lugar agradable, que te sientas cómoda.
- Si estás en la oficina, llévate unos auriculares y pon tu música favorita, dile a tus compañeros que no estarás disponibles las primeras hora, y si es posible, reserva una sala de reuniones. También llevate o compra tu desayuno favorito, necesitará energías para afrontar esta semana.
Pues esto es, en mayor parte, lo que hago cuando vuelvo de vacaciones, espero que les haya servido de ayuda o inspirado para tu vuelta al trabajo ☺️
